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如何開好片區(qū)會議

董宜軍

        摘 要：“會議”，是政府組織、企業(yè)、小團體、甚至家庭無法繞過的一項活動，作為企業(yè)的會議，能讓員工集中了解公司的近期信息和中遠期規(guī)劃，統(tǒng)一行動方向，使員工凝聚在企業(yè)的周圍，增強員工的團結(jié)力和向心力。但是多數(shù)人對開會是反感與無奈的。作為會議的策劃者如何達到會議的目的和效果呢？本人總結(jié)近兩年召開片區(qū)會議的經(jīng)驗，認為提前充分計劃、會前詳細安排、會中加強討論、會后總結(jié)提升等是調(diào)動與會人員積極參與、取得預期會議效果的措施。

關鍵詞：開好；會議

        在常熟試點的基礎上，公司自2014年初全面推行蘇州大市范圍內(nèi)的分區(qū)劃片管理制度，按照公司規(guī)定，片區(qū)每兩個月至少召開一次片區(qū)會議，并將此作為片區(qū)有效管理的考核手段之一。作為中江區(qū)區(qū)域經(jīng)理，本人以最近一次召開的片區(qū)會議為例，就如何開好片區(qū)會議介紹了介紹幾點體會，供同仁參考。

        一、做好會議計劃的安排。包括兩個層面，一是根據(jù)片區(qū)人員的現(xiàn)狀，年初制定技能培訓或理論研討的專項會議計劃，比如，2015年初制定的片區(qū)管理規(guī)劃中將集中培訓GPS操作技能和資料統(tǒng)一整編模板格式作為今年的專項技能提升計劃；二是隨著工程項目的展開，陸續(xù)指定作為會議典型案例選項的項目，以便跟蹤選擇合適的工程節(jié)點開會。今年選定的典型案例包括：東山7m長U型板樁擋墻工程、寶帶橋生物巢穴污水凈化工程、東山茭白港套閘站工程。

        二、選擇會議典型案例工地：選擇的原則是：1、新工藝項目（如生物巢穴污水凈化工藝）；2、新結(jié)構(gòu)項目（如U型板樁擋墻）；3、體量較大的綜合樞紐工程（如茭白港閘站，包含套閘、翻水站、橋涵、橫拉門等項目）；4、同種工程有不同類比項的項目（如茭白鋼閘的橫拉門與2014年片區(qū)會議觀摩的天鵝港閘一體式下臥門、外蘇州河閘分體式下臥門）；5、獲獎或好評的項目；6、質(zhì)量較差或綜合管理較差的項目。通過新、大、優(yōu)、劣項目的觀摩，開闊視野、間接獲得經(jīng)驗、感受優(yōu)秀工程實體、警示劣質(zhì)工程成因。

        三、跟蹤踩點典型案例工程的工藝節(jié)點，確定合適的觀摩時機。比如，本次片區(qū)會議的茭白港閘，從第一塊閘首底板澆筑、閘墻澆筑、泵室墻施工、橫拉門安裝等重要節(jié)點工序我都到場觀摩，最后選定放水前（可觀察到所有實體結(jié)構(gòu)）時機作為會議的觀摩節(jié)點，此時閘門安裝了一半，各種埋件等尚可以看到。對于水工建筑物，除非觀摩的目的是閘門閉水及啟閉運行效果、水泵電機運行觀察等外一般應選擇放水前觀摩。

        四、選擇會議地點：有能容納與會人員的會議室，并能放映投影儀，有利于討論的場所，可以選擇工地會議室，也可以看完工地現(xiàn)場后移到另外的會議室開會。

        五、會議時間的選擇：如果所選擇的典型案例因故未達到要觀摩的節(jié)點，寧愿推遲也不要為開會而開會；開會時間宜選在周六，若選在周一至五的工作日時間，人聚不齊，選在周日，人疲倦，精神不飽滿，會議討論氣氛不濃，效果差。

        六、會議通知：一般應在會前一周左右通知開會，以便典型案例工地的現(xiàn)場和匯報材料的準備，同時其他人員工作安排的避開，明確會議的目的和應達到的效果。比如這次會議，提前在微信群里通知會議議題4項：1、參觀茭白港套閘并觀看范杰演示的橫拉門施工工藝；2、學習費志忠根據(jù)“兩規(guī)”（2013年江蘇省白皮書、2014年水利監(jiān)理新規(guī)范）整理的最新成套監(jiān)理資料整編；3、宣貫公司2015年1號文及附件；4、總結(jié)2015年中江區(qū)的工作，通報今年新簽訂監(jiān)理合同額與去年的對比結(jié)果及監(jiān)理費的回收，查找漏計尤其是大工程邊上代管的小項目。

        七、會議的邀請對象：盡可能邀請公司層面的領導參與，提升員工的參與度，糾正培訓中的錯誤，增加會議效果，同時能更多的了解公司的信息。盡管中江區(qū)建立了微信群，區(qū)內(nèi)所有有監(jiān)理項目的人員都在群里，公司夏總、黃總、沙總都是群成員，但是每次召開會議前除了在群里通知外，再另外電話通知三位老總，希望參與。有時也邀請典型案例的施工單位技術負責人介紹施工方案。

        八、會議的展示形式：盡可能使用形象直觀的投影儀播放PPT模式，觀眾感受直觀，注意力集中，教育和接受效果好。尤其是新工藝、新結(jié)構(gòu)及過程的展示。作為既選的典型工程，應多留工程照片（尤其是實施前后的對比照片）、工藝過程錄相，同時也要展示監(jiān)理檢驗、量測、記錄等體現(xiàn)監(jiān)理工作的照片、錄相。這次會議上，范杰幻燈播放的套閘閘首施工過程及橫拉門安裝過程，使原本未見過、未施工過套閘的監(jiān)理員形象地看懂了輸水廊道的作用、橫移門的工作流程。

        九、掌控會議的流程和內(nèi)容：開會的目的無非是通報公司和片區(qū)的情況和信息、通過典型案例監(jiān)理人（或施工負責人）的介紹間接增長知識、經(jīng)驗或教訓、培訓技能或理論知識提高執(zhí)業(yè)水準等，會議應穿插進行口頭講述和PPT展示，以免視聽疲勞，同時把控時間節(jié)點，避免冗長拖沓，討論時及時拉回跑題的閑扯。1、會議要對典型觀摩的典型項目進行討論互動，一是在互動和質(zhì)疑中使問題的處理更清晰了，頭腦風暴式的討論也給出了另類的解決方案，便于對會前的匯報材料進行深化、提升和教育；2、會議的連貫性，對于以往觀摩的型式類似的工程，主持人應拋出對比異同點的議題，比如在觀摩鋼壩閘門時我提議增加討論與以往觀摩的天鵝港下臥門的不同和相同之處，在觀摩茭白港橫拉門時對比與下臥、升臥門的異同之處，通過比對，更清晰了各自的特點。同時會議的連貫性還體現(xiàn)在，在本次會議上要對以往觀摩項目中未處理問題的最終進展進行通報，這就要求項目當事人和主持人持續(xù)追蹤，直至問題有了結(jié)果，尤其是檢測和驗收結(jié)論。

         十、整理會議成果：一方面安排典型項目當事人整理會議紀要和會議簽到手續(xù)，另一方面也是最重要的，根據(jù)會議上大家討論的展開來修改、深化會前的匯報發(fā)言稿，作為技術總結(jié)到公司期刊上發(fā)表，或今后遇到類似工程時傳閱借鑒。比如2015年4月觀摩的東山鋼筋砼U型板樁擋墻工程，當時是作為新結(jié)構(gòu)形式和質(zhì)量出現(xiàn)較大問題的反面典型案例入選的，當事監(jiān)理成員壓力很大，在查看了工程現(xiàn)狀、大家討論總結(jié)產(chǎn)生的原因（包括設計勘察頻率不足、新工藝施工無經(jīng)驗、墻后帶水回填的分層過厚通病、交叉施工對成品產(chǎn)生擠壓等導致板樁墻不規(guī)則傾斜），如果會議僅停留在這個層面并非完整，接著議論提出可能的整改措施方案選項、監(jiān)理的后續(xù)自我保護性補救措施，以及從技術儲備和管理疏漏方面進行工作反省。會后根據(jù)討論成果，監(jiān)理組成員寫出了關于U型板樁設計選型、施工控制要點、通病預防和處治措施、成品保護等的技術總結(jié)，并發(fā)表。工作出錯是人的一生中難免的，如果將過錯產(chǎn)生的過程作為一種經(jīng)歷進行總結(jié)、挖掘，那又何嘗不是一件幸事？！這是這次片區(qū)會議與會人員得到的最大收獲。再比如，費志忠總結(jié)的最新成套監(jiān)理資料，尤其是8種“兩規(guī)”上沒有的但經(jīng)過質(zhì)監(jiān)站認可了的新材料、新工藝的單元工程質(zhì)量評定表，經(jīng)討論并修訂后作為中江片區(qū)的標準版本進行推廣，規(guī)范了資料整編的統(tǒng)一版式。

         十一、會議的效果：2014年剛開始召開片區(qū)會議時，許多人找理由（比如工作忙，走不開）不原意參與，勉強與會卻心不在焉地看手機、聊天、閉目養(yǎng)神，但到了這次會議結(jié)束時有不少人感慨，參加這樣的會議無論是信息量獲得，還是知識技能提升都是較大的，不參加等于少了一次培訓，是一種損失。

        總之，要有計劃的開好一次片區(qū)會議，需要會議組織者提前計劃，中間籌劃調(diào)整，與相關方交流溝通，不厭其煩地去踩點，在恰當?shù)臅r機、恰當?shù)牡攸c、以恰當?shù)姆绞?、討論恰當?shù)膬?nèi)容、會后總結(jié)拔高，起到通報、培訓、總結(jié)、提升的會議作用。

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