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監(jiān)理人員如何正確簽發(fā)監(jiān)理工程師通知單

（董宜軍  孫緒東）

    摘 要：監(jiān)理通知單系監(jiān)理工程師通知單的簡稱（水利部SL288-2003《水利工程建設(shè)項目施工監(jiān)理規(guī)范》中稱作“監(jiān)理通知”），是指監(jiān)理工程師檢查承包人施工時發(fā)現(xiàn)問題后，用通知單這一書面形式通知承包人并要求其整改，整改后再報監(jiān)理工程師復(fù)查。簽發(fā)通知單是監(jiān)理規(guī)范授予監(jiān)理的權(quán)利，同時也是監(jiān)理的責(zé)任。住建部監(jiān)理規(guī)范規(guī)定專監(jiān)和總監(jiān)聯(lián)簽監(jiān)理通知單（水利部監(jiān)理規(guī)范要求通知單由總監(jiān)簽發(fā)）。

    關(guān)鍵詞：監(jiān)理 正確簽發(fā) 通知單

    監(jiān)理人員在工程建設(shè)過程中是建設(shè)類法律法規(guī)、技術(shù)規(guī)范及設(shè)計圖紙的執(zhí)行情況的監(jiān)督者，是工程建設(shè)的忠誠衛(wèi)士。在諸多監(jiān)理行為中，簽發(fā)通知單是行使權(quán)力和履行義務(wù)的主要行為之一。根據(jù)住建部最新監(jiān)理規(guī)范及江蘇省建設(shè)廳第四版監(jiān)理用表的規(guī)定，就如何規(guī)范簽發(fā)監(jiān)理通知單談幾點體會，供從業(yè)者參考。

    1、監(jiān)理通知單的分類

    監(jiān)理通知單分為5類：進(jìn)度控制類（B21）、質(zhì)量控制類（B22）、造價控制類（B23）、安全文明類（B24）、工程變更類（B25），在使用時應(yīng)根據(jù)通知內(nèi)容分類簽發(fā)，當(dāng)存在問題包含多個方面時也可以綜合起來籠統(tǒng)地簽發(fā)B2。對應(yīng)的監(jiān)理工程師通知回復(fù)單也分為5類：如進(jìn)度控制類編號為A51。

    2、監(jiān)理通知單的意義與作用

    監(jiān)理通知單是監(jiān)理工程師在工程建設(shè)過程中向承包人簽發(fā)的指令性文件，目的是督促承包人按照國家有關(guān)法律法規(guī)、合同約定、施工規(guī)范和設(shè)計文件進(jìn)行工程施工，保證工程建設(shè)中出現(xiàn)的問題(不符合設(shè)計要求、施工技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)或合同約定等)能得到及時糾正。監(jiān)理通知單具有強(qiáng)制性、針對性、嚴(yán)肅性的特點。監(jiān)理通知單一旦簽發(fā)，承包人必須認(rèn)真對待，在規(guī)定期限內(nèi)按要求進(jìn)行落實整改，并按時回復(fù)（即便沒有完全整改完畢，也應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)回復(fù)）。

    善于運(yùn)用和簽發(fā)監(jiān)理通知單是監(jiān)理有所作為的體現(xiàn)。它能督促承包人及時進(jìn)行整改，促進(jìn)工程建設(shè)規(guī)范有序地進(jìn)行，有效地維護(hù)發(fā)包人的利益，也是對承包人利益的一種保護(hù)。同時，簽發(fā)監(jiān)理通知單也是考核監(jiān)理如何行使手中權(quán)利的一個指標(biāo)，是對監(jiān)理業(yè)務(wù)能力管理水平和敬業(yè)精神的一種檢驗。

     3、監(jiān)理通知單簽發(fā)中的不規(guī)范表現(xiàn)形式

     (1) 提出的存在問題空泛不詳細(xì)，缺乏具體表述，或?qū)嶋H內(nèi)容有偏差，證據(jù)不足。監(jiān)理通知單中所述的問題空洞、抽象，如“鋼筋保護(hù)層厚度不符合要求’，缺少存在問題的具體鋼筋部位、保護(hù)層厚度的實測數(shù)據(jù)、違反的規(guī)范名稱和具體條款的描述，讓人摸不著頭腦，給人感覺是監(jiān)理未到現(xiàn)場實測實量，而是坐在辦公室里按照常規(guī)的施工通病編造的問題，造成施工單位的反感。另外，由于監(jiān)理人員業(yè)務(wù)能力、技術(shù)水平和閱歷經(jīng)驗等綜合素質(zhì)的差別，將缺乏證據(jù)或有偏差的內(nèi)容也寫進(jìn)監(jiān)理通知單，從而影響到承包人和發(fā)包人對監(jiān)理的評價，進(jìn)而削弱或降低監(jiān)理的可信度和權(quán)威。

    (2) 缺乏時間觀念，對監(jiān)理通知單的時效性缺乏認(rèn)識和重視。具體表現(xiàn)在簽發(fā)監(jiān)理通知單的時間和承包人簽收時間均不具體，只署年月日，沒有詳細(xì)到時點分，時效觀念弱。監(jiān)理通知單的生效是以承包人的簽收時間為準(zhǔn)（當(dāng)承包人拒簽時，經(jīng)向發(fā)包人及相關(guān)單位書面匯報后以監(jiān)理簽發(fā)時間為準(zhǔn)），如簽發(fā)和簽收時間不具體，直接造成通知單的生效時間含糊。如承包人在上道工序施工中發(fā)生質(zhì)量問題時監(jiān)理簽發(fā)了通知單，但當(dāng)天承包人在問題未整改的前提下擅自進(jìn)入下道工序施工，此時承包人可能辯稱收到監(jiān)理通知單時已完成了上道工序，并已轉(zhuǎn)入下道工序施工，如要求即時整改，則需要返工，既影響進(jìn)度，又造成成本增加。此刻監(jiān)理可謂騎虎難下，左右為難（當(dāng)然，如確實存在問題，對已經(jīng)隱蔽的工程進(jìn)行復(fù)查，也是監(jiān)理的權(quán)利）。原因就在于監(jiān)理通知單簽發(fā)時間不具體。尤為嚴(yán)重的是，如因?qū)Ψ轿醇皶r整改，造成重大質(zhì)量或安全事故，追究責(zé)任時可能因為監(jiān)理簽發(fā)通知單的時間不具體而影響到責(zé)任的界定。另外，缺乏時效性還表現(xiàn)在通知單中要求承包人整改的時限不具體，這樣承包人不及時進(jìn)行整改，而是無限期拖延，給監(jiān)理工作帶來被動（此時監(jiān)理的補(bǔ)救措施就是再發(fā)進(jìn)一步的通知單），或者要求回復(fù)的時間間隔太短，施工單位在要求的回復(fù)時間前不可能整改完畢。

     (3 ) 僅僅要求承包人采取整改糾正措施，未要求其采取預(yù)防措施。簽發(fā)監(jiān)理通知單不僅是針對本次發(fā)生的問題，更重要的是要求承包人分析問題產(chǎn)生的原因，并采取相應(yīng)的預(yù)防措施以防止類似問題的再次發(fā)生，但此點在實際操作中往往被忽視。如果不分析本次發(fā)生問題的原因，不采取相應(yīng)的預(yù)防措施，不對人、料、機(jī)、法、環(huán)等導(dǎo)致問題產(chǎn)生的關(guān)鍵因素予以消除，承包人的整改只能是治標(biāo)不治本，類似問題還會在以后一再反復(fù)地發(fā)生。

    (4) 用口頭通知代替簽發(fā)監(jiān)理通知單。有的監(jiān)理人員習(xí)慣于發(fā)現(xiàn)問題后均用口頭通知承包人進(jìn)行整改，不留下書面痕跡。這樣，一方面不能完整地體現(xiàn)監(jiān)理自身的工作情況，是一種監(jiān)理不作為的表現(xiàn)：另一方面如發(fā)生質(zhì)量安全問題，為責(zé)任界定留下后患。有的承包人不恰當(dāng)?shù)匕驯O(jiān)理通知單與上級管理部門對其的質(zhì)量安全處罰或考核指標(biāo)掛鉤，使之對監(jiān)理通知特別敏感，這無形中也為監(jiān)理正常簽發(fā)監(jiān)理通知造成壓力，而監(jiān)理為顧全與承包人的關(guān)系，采取少發(fā)甚至盡量不發(fā)監(jiān)理通知單，進(jìn)而凡是發(fā)現(xiàn)問題均采用口頭通知的辦法，或者雖然簽發(fā)但是向承包人承諾不歸檔，這種做法消弱了監(jiān)理的權(quán)威。還有一種情況，施工單位對監(jiān)理通知單中所提的問題進(jìn)行了整改，但是不愿回復(fù)，使監(jiān)理一遍遍催促，監(jiān)理為了避免因施工單位不回復(fù)而造成通知單不閉合，就用口頭通知代替書面通知。

    (5) 不允許承包人申訴，強(qiáng)令執(zhí)行。監(jiān)理通知單雖有一定的強(qiáng)制性，但根據(jù)FIDIC合同條款規(guī)定，應(yīng)允許承包人申訴。承包人如認(rèn)為監(jiān)理通知單內(nèi)容不合理，應(yīng)在收到監(jiān)理通知單后24小時內(nèi)向監(jiān)理提出書面報告，監(jiān)理在收到承包人書面報告后24小時內(nèi)作出修改、撤銷或繼續(xù)執(zhí)行原通知單的決定，并書面通知對方。緊急情況下，監(jiān)理可要求承包人立即執(zhí)行監(jiān)理通知單，或承包人雖有異議，但監(jiān)理決定仍繼續(xù)執(zhí)行通知單時承包人應(yīng)予以執(zhí)行。如因監(jiān)理通知單指令錯誤發(fā)生追加合同價款和給承包人造成損失應(yīng)由發(fā)包人承擔(dān)，延誤的工期相應(yīng)順延。

    (6) 未及時抄報發(fā)包人，監(jiān)理通知單回復(fù)后不轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)包人。監(jiān)理往往將監(jiān)理通知單在第一時間內(nèi)下發(fā)給承包人，卻遲遲不抄送發(fā)包人，影響了發(fā)包人在第一時間對施工中出現(xiàn)問題的全面掌控，導(dǎo)致監(jiān)理自身也失去了一次爭取發(fā)包人對監(jiān)理處理相關(guān)問題支持的機(jī)會。另外，監(jiān)理通知單回復(fù)如不及時轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)包人，發(fā)包人對問題的整改落實情況也就不得而知。

    (7) 簽字時監(jiān)理人員冒名頂替或未做到親筆簽名。主要表現(xiàn)在監(jiān)理員以專業(yè)監(jiān)理工程師的名義、專監(jiān)以總監(jiān)的名義簽發(fā)監(jiān)理通知單，在總／專業(yè)監(jiān)理工程師簽名欄上出現(xiàn)冒名簽字或者直接打字上去的做法削弱了監(jiān)理通知單的嚴(yán)肅性，也不利于培養(yǎng)和樹立監(jiān)理人員的責(zé)任心，同時也違背了“誰簽發(fā)，誰負(fù)責(zé)”的原則，不利于責(zé)任劃分。

     (8) 不附上能真實反映問題的工程照。項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)配備數(shù)碼相機(jī)，監(jiān)理人員在日常巡視檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題時應(yīng)就地拍照取證，并反映到監(jiān)理通知單中，做到直觀和客觀真實性。

    4、監(jiān)理通知單的編寫要點和簽發(fā)注意事項

    在編寫監(jiān)理通知單時，—方面要堅持原則，分清責(zé)任，既要提出問題所在，還要提出解決問題的要求和應(yīng)當(dāng)達(dá)到的目標(biāo)；另一方面，內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整、條理性強(qiáng)、表達(dá)清晰且要符合一定的格式要求。監(jiān)理通知單的編寫和簽發(fā)要注意下列要點和事項：

    ⑴ 監(jiān)理通知單在用詞上，要區(qū)別對待。對要求嚴(yán)格程度不同的用詞，應(yīng)分別采用“必須”、“嚴(yán)禁”、“應(yīng)”、“不應(yīng)”、“不得”或“宜”、“可”、“不宜”等。

    ⑵ 存在問題部位的表述應(yīng)具體。如問題出現(xiàn)在船閘上閘首控制樓二層樓地面某梁的具體部位時應(yīng)注明：“上閘首控制樓二層樓地面②軸、（D）～（E）列L5梁”。

    ⑶ 用數(shù)據(jù)說話，詳細(xì)敘述問題存在的違規(guī)內(nèi)容。一般應(yīng)包括監(jiān)理實測值、設(shè)計值、允許偏差值、違反規(guī)范種類及條款等，如：“梁受力鋼筋保護(hù)層厚度局部實測值為15mm，設(shè)計值為25mm，已超出允許偏差±5mm，違反《混凝土結(jié)構(gòu)工程施工質(zhì)量驗收規(guī)范》(GB50204—2002)（2011修改版）5.5.2條款表規(guī)定”。對吃不準(zhǔn)的問題，監(jiān)理應(yīng)在內(nèi)部磋商，查找相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范后予以判斷。

    ⑷ 要求承包人整改時限應(yīng)敘述具體，如：“2011年12月20日17時前”。

    ⑸ 要求承包人在監(jiān)理通知單回復(fù)時，針對提出問題深刻分析問題產(chǎn)生的原因，并闡述整改采取的措施、整改經(jīng)過和整改結(jié)果，并說明以后的預(yù)防措施，防止類似問題的再次發(fā)生。

    ⑹ 注明承包人申訴的形式和時限，如“如對本監(jiān)理通知單內(nèi)容有異議，請在24小時內(nèi)向監(jiān)理機(jī)構(gòu)提出書面報告”。

    ⑺ 總／專業(yè)監(jiān)理工程師簽名欄應(yīng)親筆手簽，堅持“誰簽字、誰負(fù)責(zé)”的原則。

    ⑻ 簽發(fā)和簽收時間應(yīng)具體，宜詳細(xì)到分鐘，如：監(jiān)理簽發(fā)時間注明2011年4月8日上午8：30，承包人簽收時間注明2011年4月8日上午 9：00。

    ⑼ 反映的問題盡可能用照片予以記錄，在通知單后附上照片，同時要求施工單位在回復(fù)單上附上整改過程及整改結(jié)果的照片，與監(jiān)理的問題照片形成對照，這樣反映問題直觀具體，可信可追溯。

    ⑽ 監(jiān)理通知單及回復(fù)單應(yīng)及時抄報發(fā)包人。

    5、例外建議

    (1) 在事前控制階段，為預(yù)防施工中可能遇到的問題，監(jiān)理事先提醒承包人，此時宜使用《監(jiān)理工程師聯(lián)系單》（水利規(guī)范稱作“監(jiān)理機(jī)構(gòu)聯(lián)系單”）。這樣既可以提醒對方在施工中引起足夠的注意和重視，并采取相應(yīng)的預(yù)防措施，避免問題的發(fā)生，也可減少監(jiān)理通知單數(shù)量，且監(jiān)理工作聯(lián)系單一般不需回復(fù)，而監(jiān)理通知單必須一一回復(fù)。但是，如果施工過程中承包人違反了監(jiān)理工作聯(lián)系單中的內(nèi)容，則應(yīng)立即簽發(fā)監(jiān)理通知單予以指出。

    (2) 對監(jiān)理在日常巡視檢查過程中發(fā)現(xiàn)的一些未違反規(guī)范強(qiáng)制性條文的偶然性問題，并且承包人可以配合立即進(jìn)行整改的，此時監(jiān)理也可不發(fā)通知單，而采取使用《施工整改記錄表》的形式。此記錄單與通知單形式類似，不同之點是記錄單一般由現(xiàn)場監(jiān)理人員使用，使用時監(jiān)理將提出的問題列成表格，要求承包人對列出的問題一一予以認(rèn)可，監(jiān)理對整改情況進(jìn)行記錄，最后的復(fù)查情況需承包人在記錄單上確認(rèn)。即一張記錄單，完整記錄了問題的提出、整改、復(fù)查的全過程，即解決了問題，又省去了承包人書面回復(fù)等眾多環(huán)節(jié)，提高了解決問題的效率。如果記錄單上的問題反復(fù)發(fā)生，為引起承包人足夠重視，監(jiān)理應(yīng)簽發(fā)監(jiān)理通知單。

 

    結(jié)束語

    規(guī)范監(jiān)理工作首先應(yīng)從規(guī)范“監(jiān)理行為”和“監(jiān)理行文”上開始。歸納以上內(nèi)容，正確地簽發(fā)監(jiān)理通知單就是要做到：

    ①、監(jiān)理通知單不要隨意使用，一旦發(fā)出，需要求施工單位回復(fù)，顯示監(jiān)理工作的權(quán)威性，否則，不整改或不回復(fù)的通知單則形同虛設(shè)，消弱監(jiān)理的權(quán)威性。

    ②、監(jiān)理工作的正確步驟：優(yōu)先使用“聯(lián)系單”，反映監(jiān)理工作的前瞻性（是一種經(jīng)驗水平的體現(xiàn)），在實施過程中發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)了問題，但是不明顯、不原則時則采用《施工整改記錄表》，將問題的發(fā)現(xiàn)、整改、復(fù)查反映到一張表上，如問題嚴(yán)重或承包人不配合則發(fā)“通知單”，通知單一旦發(fā)出必須整改和回復(fù)，這是“事中控制”，是一種無奈的表現(xiàn)，體現(xiàn)的是監(jiān)理工作的監(jiān)督功能。

    ③、通知單的簽發(fā)應(yīng)具體和程序完整：

    “具體”包括：簽發(fā)人不能代簽、簽發(fā)和簽收時間到分鐘、要求整改和具體回復(fù)的時間到小時、注明承包人申訴的方式和時間、明示違反規(guī)范或合同的條文編號。

    “程序完整”包括：簽發(fā)后監(jiān)理及時送達(dá)，并讓簽收人注明接收的詳細(xì)時間，同時抄報發(fā)包人，承包人整改并回復(fù)后及時轉(zhuǎn)報發(fā)包人，取得發(fā)包人對監(jiān)理的支持，同時顯示監(jiān)理工作有所作為。

    ④、監(jiān)理文函，應(yīng)充分使用照片，作為今后驗評等后續(xù)資料查證時的佐證。

 

參  考  資  料

1、《水利工程建設(shè)項目施工監(jiān)理規(guī)范》（SL 288—2003）

2、《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（GB 50319—2000）

3、《混凝土結(jié)構(gòu)工程施工質(zhì)量驗收規(guī)范》(GB50204—2002)（2011修改版）

 

 

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